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Cómo redactar un email efectivo en 5 pasos, para ganar años de vida

Pinchar en ENVIAR…¿que gesto más común verdad?

A nadie le gusta pasarse el día enviando, recibiendo y ordenando correos, pero las estadísticas cantan:

Para finales de 2019 se prevé que en el mundo se envíen o reciban cerca de 250.000 millones de correos cada día, con una media de 122 mensajes profesionales por persona enviados o recibidos en esas mismas 24 horas…¡ufff, que barbaridad!

En efecto, parece que hablamos de un tema relevante, al que merece la pena dedicar tiempo, ya que seguro que más de una vez al día levantas la vista de tu ordenador y piensas:

Pero si llevo tres horas respondiendo correos…con todo lo que tengo pendiente de hacer.

Si quieres regresar de correolandia, uno de los superpoderes con el que conseguirás tu billete de vuelta, será aprender a redactar correos efectivos.

Como aquellos superheroes que obtienen sus poderes tras un fortuito accidente, espero que este artículo sea el suceso que marque el inicio de tu nueva vida…más libre, más ligero, más productivo.

Puede que tus mails ahora mismo tengan este aspecto:

Cómo redactar un email efectivo

Tranquilo, cuando termines de leer este artículo, serás capaz de redactar mails así:

Cómo redactar un email efectivo

Hay dos tipos de redactores de mails; Laura y Luis

Laura manda mails esquemáticos, y para ella añadir un “buenos días” está de más.

A veces sonries cuando recibes uno de sus mensajes, porque no se digna a redactar una sola palabra en el cuerpo del mail y le vasta el asunto del mensaje para comunicarte: a ver si mañana puedes tener tu parte del informe redactada.

Luis, en cambio, añade tanto texto a sus mails que cada vez que te llega uno suyo piensas; vaya…otro versículo.

Ambos pecan de inefectivos, y como podrás imaginar, el equilibrio se encuentra escondido en algún lugar entre la parquedad de una y la densidad del otro.

Es el equilibrio con el que consigues añadir la información suficiente como para que no haga falta una cadena interminable de mails que aclaren dudas, y a su vez, no sea tan denso y confuso que no transmitas el mensaje más relevante.

Disclaimer

1- El tipo de mails al que me refiero en este post son mails personales o profesionales y no tanto mails puramente comerciales, en los que mucho de lo expuesto aplica, pero suelen considerarse otros principios del copywriting.

2- No es necesario que apliques todos los consejos a todos los mails que escribas, pero si a aquellos que consideres más relevantes y en los que busques efectividad.

3- En otros muchos podrás “relajarte” y marcarte un Laura o un Luis, ya que si no, acabarías dedicando tu jornada laboral solo a redactar mails…y eso no mola.

Para aquellos días en los que quieras brillar con tus mensajes y ser efectivo como un samurai, allá van los…

5 pasos para redactar un mail mega-efectivo

1- Planificación

¿Planificar? eso suena a gestionar un proyecto.

Correcto, y es que redactar un mail efectivo lo es.

¿Sabes aquello de que cuesta lo mismo hacerlo mal que hacerlo bien?

Pues en lo que se refiere a escribir un mail no aplica, si quieres hacerlo bien tendrás que dedicarle bastante más tiempo que si quieres redactar un churro, lo cual podrías hacer en menos de un minuto.

Lo que puedo asegurarte es que si dedicas el rato necesario a redactar ese mail, a la larga ahorrarás horas y dolores de cabeza en forma de mails aclaratorios, llamadas y conversaciones extra que podían haberse aclarado en unas líneas…bien redactadas.

Algunas preguntas que debes hacerte antes de empezar a redactar

¿Cuál es el objetivo del mail?

Puede que quiera comunicar una fecha límite para una tarea, proponer una reunión para tratar un tema concreto o compartir un documento para repasar.

La respuesta a esa pregunta debes tenerla bien presente, ya que como verás más adelante, es clave a la hora de redactar el asunto y la primera frase del mail.

¿Qué, quién y cuándo?

Es un consejo que escuche de Berto Pena, y me pareció igual de importante que brillantemente condensado.

Se trata de asegurarte de que esas 3 preguntas quedan respondidas, expresando de forma clara; qué debe hacerse en relación al mail que mandas, quién debe hacerlo, y para cuando.

Seguro que has recibido alguna vez un mail que incluía frases del tipo:

Habría que…
Tendríamos que…

Pues bien, si tus mails responden a las preguntas qué, quién y cuándo, deberías evitar la indefinida nada que deriva de esas frases.

¿Cuantos temas trata este mail?

Lo recomendable es que cada mail se refiera a un tema.

Es una cuestión de orden y eficiencia, además, si añades información o preguntas sobre varios temas, puede ocurrir que la persona que lo reciba responda solo a un tema y la respuesta sobre el otro se evapore en el hiperespacio.

Por eso, si tienes varias cuestiones que tratar, por ejemplo, la fecha de entrega de un documento y una propuesta de reunión, es mejor que redactes dos mails por separado.

Las siguientes frases deberían hacer saltar tus luces rojas:

Por cierto…
Por otra parte…
Otra cosa…

2- Asunto

Es la madre del cordero, o “todos los caminos llevan al asunto”.

Dilo como quieras pero si hay alguna parte del mail relevante a la que deberías prestar especial atención, ese es el asunto.

Tu objetivo debería ser que el asunto del correo sea autoexplicativo, que el mensaje no requiera ser abierto para saber lo que contiene.

Cuando alguien haga una búsqueda en su gestor de correo, podrá obtener la información que necesita (por ejemplo, una fecha límite) sin tener que abrir los correos uno por uno, de ahí que sea tan importante que cada mail trate un solo tema.

El asunto es el “resumen ejecutivo” de un mail, por ello, puedes ahorrarte artículos (el, la, los, las) e ir directamente al grano, ya que en este caso, el lenguaje directo aportará claridad y te ahorrará espacio.

Además, asegúrate de que la primera palabra que utilizas sea una “palabra clave” y signifique algo.

En lugar de:

Tengo que mandar un informe y necesito que lo revises

Puedes redactar:

Informe para revisión.

Eso no quiere decir que debas ser parco en la información que sumes en el asunto, todo lo contrario, utilizando ese lenguaje claro y directo, deberías añadir toda la información necesaria, comunicando además tus expectativas.

Una forma de hacerlo es ir del tema más general al más concreto (usando guiones para separar conceptos), y si hay fechas límite que cumplir, incluirlas, añadiendo si es necesario la hora.

Por ejemplo:

Visita delegación Turca – Informe para revisión – 20/03 – 12:00

No confundas el asunto con el cuerpo

¿Has abierto alguna vez un mail de alguien que conoces y ves que el cuerpo está en blanco?

Seguido de eso te da por mirar el asunto y lees:

Tenemos que quedar para hablar de los cambios a hacer en el documento porque veo que se pueden mejorar algunas cosas, ¿el viernes por ejemplo?…

Cuidado con la palabra Urgente

Recuerdo una oficina en la que trabajé, donde una persona enviaba mails cuyo asunto siempre era el mismo = URGENTE.

Llegó un punto en el que ni siquiera leía su nombre, leia URGENTE y sabía de quién era el mensaje.

¿El resultado? 20 mensajes de este tipo después, acabe considerando que ninguno de sus mails eran urgentes.

Recuerda; si todo es urgente, nada lo es.

Cuidado con las mayúsculas

Las mayúsculas son la forma escrita de gritar, ponte en el lugar de la persona que recibe tu mail e imagina como suena tu frase en «modo grito» porque será como la lea.

En el asunto puede buscarse un equilibrio entre redactar en mayúsculas y minúsculas, pero evita que todo el asunto esté redactado en mayúsculas ya que es brusco e incómodo de leer.

3- Primera frase

La primera frase del mail debe condensar todo lo planteado hasta ahora y lanzarlo de forma sintetizada y directa, incluso utilizando negrita para resaltarla.

Para ello puedes pensar en el concepto de la pirámide invertida que tanto se utiliza en artículos periodísticos.

Cuando redactamos mails, tendemos a comenzar con los detalles y enredarnos en una maraña de información que nos aleja de lo relevante, que es responder a las preguntas clave.

Seguro que alguna vez has comenzado a leer un mail y pasados unos minutos de paciente lectura has levantado la vista de la pantalla y pensado:

¿Pero qué demonios quieres?

Si dejas clara la información desde el principio evitas confusiones y puedes redactar el resto del mail entrando en detalles, pero sabiendo que lo que tenías que decir ya lo has dicho.

Siguiendo con el ejemplo anterior:

Cómo redactar un email efectivo

A partir de ahí puedes entrar en detalles y decirle a tu compañera que los turcos traerán pastelitos, y tu preferido es el Baklava.

4- Cuerpo

Pues bien ¡aquí estás!

Ha costado llegar pero ya puedes pensar en redactar el cuerpo de tu mail.

Como has comprobado, en realidad esta parte no es tan relevante como podías imaginarte, y está destinada a detalles y aclaraciones que por su naturaleza no puedan incluirse en el asunto o la primera frase.

Cada mail es un mini-mundo y el contenido será el que corresponda, pero teniendo en cuenta nuestros hábitos de lectura en entornos digitales, estos consejos pueden venirte de perlas:

  • Haz la información escaneable, incluyendo bullet points o números para separar temas.
  • Utiliza frases/párrafos cortos, no temas la simplicidad.
  • Trata una sola idea por cada línea/frase que redactes.
  • No agrupes demasiado el texto y añade un espaciado entre párrafos.

Quizás estés pensando, con esas pautas mis mails parecerán un manifiesto de frases cortas y separadas que se extienda hacia la parte inferior de la pantalla, y quién lo lea tendrá que hacer scroll.

¡En efecto! y no hay ningún problema en que así sea.

Si lo piensas, es exactamente el aspecto que tiene una página web o un post bien redactado, y el entorno en el que leemos un mail es el mismo, aquel en el que hacer scroll nos parece lo más natural del mundo.

Hagamos una prueba.

¿Te apetecería leer este mail?

Cómo redactar un email efectivo

Lo peor es que seguro que recuerdas haber recibido hoy mismo alguno que tenía ese aspecto.

5- Repaso

¡Hey! ¿Que te pensabas, que habías terminado?

Cómo casi todo lo que tenga que ver con escribir, los mails se reescriben no se escriben.

Seguro que todas estas cositas te chirrían cuando las lees en un mail que recibes:

  • Faltas ortográfikas 😉
  • Links que no funcionan
  • Recibir un mail a medias y otro después diciendo: Perdona se me ha enviado solo…
  • Que el tono esté fuera de lugar.
  • Que en el cierre en lugar de: Un saludo, Carlos, diga Un salido, Carlos.

Todas ellas se minimizan si integramos el filtro del repaso.

Al margen de las posibles faltas, pregúntate; ¿estoy diciendo lo que quería decir, como lo quería decir?

Si has llegado hasta aquí te mereces 7 trucos extra para redactar mails celestiales

Utiliza la palabra mágica: Si es así…

Este truco me ha ahorrado centenares de mails y/o llamadas desde que lo he puesto en práctica.

¿Cuantas veces escribes o recibes un mensaje que termina en un callejón sin salida?

Por ejemplo, ¿podíamos quedar y hablarlo?

Ese mensaje llaman a que se tengan que enviar unos cuantos mensajes más para definir si finalmente quedas, cuándo y dónde.

Pero si a esa genérica pregunta le añades una propuesta, la cosa cambia:

Podíamos quedar y hablarlo.

Si es así, por mi el lunes a las 12:00 en tu oficina me va bien.

Si le va bien a esa persona te dirá ok y terminará la conversación, si no es así, posiblemente te lance una contrapropuesta.

Si hay links no añadas el link completo si no una/s palabra/s

Es algo molesto encontrarte con esto:

Cómo redactar un email efectivo

En todos los gestores de correo puedes sustituir el link que aparece en el correo por la palabra o palabras que prefieras, en el caso de Gmail puedes acortar apretando Ctrl + K.

Hazlo, facilitan la lectura y hacen más bonicos tus mensajes.

Si recibes un millón de correos al día pide que escriban Información o Acción en el asunto

He escuchado a más de una persona (jefes o cargos intermedios muchas veces) decir:

Tengo más de 30.000 correos sin leer en la bandeja de entrada.

Poner en copia a gente en mails debería estar limitado por ley, tipo:

…tienes 5 CC o CCO para utilizar en todo un día, a partir de ahí harás servicios a la comunidad el fin de semana.

Es una epidemia, bien sea por culturas de control por parte de jefes o empresas, o voluntad de los empleados por informar, la realidad es que poner en copia “por defecto” es abrir la puerta de la improductividad, ya que quién recibe los correos:

A- Tiene que pasarse el día leyendo cadenas de conversaciones y no haciendo lo que tiene que hacer en realidad.

B- No se lee ninguno y cuando hay información relevante que transmitir, o decisiones que tomar, todo queda paralizado.

Si eres de los que reciben centenares de mails al día, al margen de revisar seriamente la cultura interna de la “copia por defecto”, puedes pedir que cuando te envien mails se incluyan palabras clave al inicio del asunto para que escaneando puedas identificar si el correo es para informarte de algo o para que tomes acción.

Por ejemplo, puedes pedir que se escriba ACCIÓN o INFO, y después el resto de información del asunto.

De esta forma, cuando asignes un tiempo específico a responder correos, puedes escanear en busca de los que requieran acción por tu parte, y así agilizar aquello que corresponda hacer, que podría estar parado en espera de tu respuesta.

Añade los links en la parte final del texto

Si estás redactando un mail y dices, sigue este link para rellenar el formulario, deberías tener en cuenta que quién esté leyendo puede que clique directamente en el link, sin seguir leyendo.

Si hay información relevante que comunicar en el resto del correo, puede ocurrir que esa persona no la lea porque “le has sacado” de él.

Incluye los links que correspondan al final y será más probable que el destinatario lea el mail íntegro.

Si tienes que referirte a los links antes, puedes decir: “en la parte inferior se incluye el link”.

Añade los documentos adjuntos antes de empezar a redactar

Olvidarte el archivo adjunto es un clásico que nunca muere.

Si tienes que añadir adjuntos, hazlo antes de empezar a escribir, de esa forma evitarás olvidarte hacerlo cuando termines de redactar.

Añade los destinatarios al final

Y aquí está el segundo de los clásicos; el mail enviado a medias.

En ambos casos, el resultado es la necesidad de enviar un segundo mail, y a la inversa que en el punto anterior, la solución en este es que añadas los destinatarios siempre después de redactar el mail íntegro.

De esta forma, si pinchas ENVIAR por error…en efecto, no ocurrirá nada, que es lo que quieres.

Se educado, no cuesta tanto

¿Se puede tener en cuenta todo lo anterior y ser educado?…¡of course!

Si lo piensas, hay decenas de personas con las que te comunicas casi exclusivamente por mail, y que por lo tanto valoran tu forma de ser por aquello que les escribes.

Igual que ser amable y educado en tus interacciones físicas no cuesta tanto, hacerlo en un entorno digital tampoco.

Parece ridículo sugerir que saludes y des las gracias en un correo cuando corresponda, pero si hiciera una estadística de los correos que recibo en un día, esos signos básicos de cortesía brillan por su ausencia.

Señoras, señores: ¡Hagamos del correo un lugar más agradable de visitar!, definitivamente, está en nuestras manos.

Venga, ahora tú…

¿Cuales son tus 3 tips, técnicas o estrategias preferidas que pones en práctica para hacer más productiva y llevadera la gestión de tu correo?

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